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導入:証憑整理は「受け取った瞬間」から始まっています
確定申告の時期になると、顧問先から輪ゴムで束ねた領収書や、封筒・紙袋にまとめて入れられたレシートを受け取る――税理士事務所にお勤めの方にとっては、見慣れた光景かもしれません。月も種類もばらばらの証憑を並べ直すところから作業が始まると、入力にたどり着くまでに思いのほか時間がかかります。
スキャナーやシュレッダーなど、これまでご紹介してきたデジタル処理・廃棄のための機器も、手元の紙が整理されていてこそ力を発揮します。今回は、その手前の「紙の証憑を整理して保管する」段階を支えるアナログな整理用品として、キングジムの「スキットマン 領収書ファイル」(12ポケット、品番2380)をご紹介します。
業務効率化できる理由(3選)
1. A4長辺1/3のコンパクトなサイズ
サイズはA4長辺1/3で、外寸は高さ228×幅140×背幅40mmです。領収書や明細表などの保管を目的としたファイルで、メーカーは「コンパクトで取り出しやすい設計」と説明しています。デスクの引き出しや書類棚にも収めやすく、必要なときにすぐ取り出せる場所に置いておけます。
2. 12ポケットで分類でき、別売ポケットで24ポケットまで増やせる
ポケット数は12ポケット(6枚)です。たとえば1月〜12月の月別や、交通費・消耗品費といった経費の種類別など、ポケットごとに分類ルールを決めておけば、受け取った証憑をその都度入れていくだけで整理が進みます。証憑が増えてきた場合は、別売の追加ポケット(2380P)を使って最大24ポケット(12枚)まで増やせます。
3. インデックスラベルと表紙ポケットで、中身を見分けやすい
インデックスラベルが1枚付属しており、各ポケットの分類を書き込んでおけます。表紙ポケットも付いているため、年度や顧問先名を記したメモを入れておくといった使い方もできます。表紙はPP素材、とじ具はスティック式(専用4穴)です。
具体的な活用シナリオ
税理士事務所の場合:個人事業主の顧問先に、年初にこのファイルを1冊ずつお渡しし、「月別のポケットに領収書を入れておいてください」とお願いしておく運用が考えられます。確定申告期に受け取る証憑があらかじめ月別に分かれていれば、並べ替えの手間を減らしてすぐに入力やスキャンに取りかかれます。事務所内でも、処理中の証憑を顧問先ごとに1冊ずつ分けて一時保管する用途に使えます。
個人事業主の場合:日々受け取るレシートや領収書を、月別のポケットにその都度入れておくだけで、年間の証憑を1冊にまとめて保管できます。確定申告の準備や、税理士に書類を渡す際にも、このファイルごと持ち出せます。カラーはピンク・水色・ライトグレーの3色から選べるため、年度ごとに色を変えて区別するのも一案です。
まとめ
キングジムの「スキットマン 領収書ファイル」は、A4長辺1/3のコンパクトなサイズ・12ポケット(最大24ポケット)による分類のしやすさ・インデックスラベルと表紙ポケットによる見分けやすさという3つの特徴から、紙の証憑整理を習慣化したい方に検討する価値のある整理用品です。デジタル化の前段階となる「紙の整理」を見直したい方にも向いています。
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